1. Einsparungen von Ressourcen
Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Senkung der Kosten durch die Einsparung physischer Ressourcen. Die Kosten für Papier, Druckmaterial oder Aktenschränke sind hierbei die Bekanntesten.
Darüber hinaus führt die geringere Notwendigkeit von physischem Speicherplatz zu Einsparungen bei der Aufbewahrung von Akten in Lagerräumen. Dazu zählen unter anderem Stromkosten (Regulierung der Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit um Papierakten vor Umweltschäden zu schützen) und unter Umständen auch Mietkosten für die Nutzung der Lagerräume.
2. Kostensenkung bei HR-Dokumentenprozessen
Die erhöhte Effizienz ermöglicht es, bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Personalakten wertvolle Zeit zu sparen. Bekannte "Zeitdiebe" im Kontext von HR-Dokumentenprozessen können sein:
- Zugriff auf die Papierakte (z.B. Laufwege zum Aktenschrank oder in das Archiv)Erstellung, Ausdruck und anschließend händische Ablage von HR-Dokumenten in die Papierakte
- Die Automatisierung solcher Prozesse spart nachweislich Kosten durch eine erhebliche Reduzierung des HR-Personalaufwandes.
- Erstellung, Ausdruck und anschließend händische Ablage von HR-Dokumenten in die Papierakte
- Suche nach bestimmten HR-Dokumenten oder Personalinformationen in einer Papierakte
- Anpassung bestimmter Informationen bei Änderungen
Die Automatisierung solcher Prozesse spart nachweislich Kosten durch eine erhebliche Reduzierung des HR-Personalaufwandes.
3. Die Produktivität der HR-Abteilung steigt
Die Digitalisierung von Personalakten führt neben Kostensenkungen auch zu einigen Optimierungen bei Ihrer HR:
Schnellerer und mobiler Zugriff auf Informationen:
Digitale Akten ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterinformationen - jederzeit und von überall aus.
Bessere Zusammenarbeit:
Digitale Personalakten ermöglichen eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, da Informationen leicht geteilt und aktualisiert werden können.
Verbesserter Umgang mit Daten: Digitale Personalakten ermöglichen eine bessere Verwaltung von Daten, was zu einer höheren Datenqualität und -integrität führt.
