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Vorlagen
Rechtssicherheit
Best Practices
Fachexpertise
Startklare Lösungen für Ihre HR-Arbeit
Mit Haufe sind Sie schnell startklar. Unsere Softwarelösungen bieten vorkonfigurierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen, praxiserprobte Vorlagen, integriertes Fachwissen und automatisierte Prozesse.
Verlässliche Vorlagen
Erstellen Sie HR-Dokumente mit geprüften Mustervorlagen der Haufe Fachredaktion, die eine Vielzahl der wichtigsten HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen, Vollmachten und viele mehr abdecken. Erstellen Sie HR-Dokumente in zwei Drittel der Zeit und bleiben dabei rechtssicher.
Geprüfte Rechtssicherheit
Die digitale Personalakte ist nicht nur rechtssicher und datenschutzkonform, sondern bietet auch kontinuierliche Compliance-Unterstützung. Die HR-Software erinnert Sie an ablaufende Dokumente oder Fristen, um eine garantierte Einhaltung der Compliance zu gewährleisten.
Bewährte Best Practices
Unsere digitale Personalakte basiert auf Best Practices aus zahlreichen Kundenprojekten, und bietet eine optimal gestaltete, digitale Aktenstruktur. Diese erprobten Strukturen und Workflows erlauben eine effiziente und übersichtliche Aufgabenverwaltung und maximale Effizienz in Ihrer Personalverwaltung.
Jahrelange Fachexpertise
Profitieren Sie von unserer über 70-jährigen Erfahrung im HR-Bereich. Wir arbeiten eng mit einem Netzwerk aus über 2.000 renommierten Experten und Autoren zusammen, um sicherzustellen, dass unsere Software und Inhalte stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und auf fundiertem Expertenwissen basieren.
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Dokumentenvorlage
Mit intelligenten Textbausteinen und zentralen Layoutelementen sind die Vorlagen für Ihr Unternehmen schnell startklar.
Aktenstruktur
Die Best Practice Aktenstruktur ist das Ergebnis aus vielen Kundenprojekten und Gesprächen und wird fortlaufend erweitert.
Aufbewahrungsrichtlinien
Passend zur Aktenstruktur haben wir entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien entwickelt. Mit Ihnen lässt sich die Gültigkeit von Dokumenten ganz einfach überwachen.
Was unsere Kunden sagen ...
Online-Seminare
Besuchen Sie unsere 60-minütigen Online-Seminare und erfahren Sie mehr zu Themen und Lösungen rundum Haufe HR Software.
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Lernen Sie die digitale Personlakte von Haufe in einem persönlichen und unverbindlichen Gespräch kennen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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Wir sind gerne für Sie da!
Sie haben eine Supportanfrage? Wenden Sie sich dafür bitte an den Customer Support. Vielen Dank.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die digitalisierte Version der klassischen Personalakte in Papierform. Und damit der erste wichtige Schritt in Richtung einer modernen, papierlosen und komplett elektronischen HR.
Nach dem Scannen aller Personalakten, einem Dokumentenmanagement und einer leistungsstarken digitalen Personalakte dienen noch existierende Papierakten lediglich zur Archivierung. Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei vorwiegend im Vordergrund, dass nun jedem Zugriffsberechtigten jederzeit und überall eine vollständig bearbeitbare elektronische Personalakte in der Software zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu pflegen sind.
Digitale Personalakten bieten durch diese Möglichkeiten viele neue Gestaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten innerhalb der täglichen Arbeit von HR.
Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?
Folgende Inhalte gehören in eine digitale Personalakte:
Bewerbungsunterlagen
- Lichtbild
- Bewerbungsunterlagen
- Bewerbungsbogen
- Einladung
- Vorstellungsgespräch
- Fahrgelderstattung
- Vorstellungsgespräch
Arbeitsvertrag
- Arbeitsvertrag
- Zusatzvertrag
- Ende Probezeit
- Darlehen
- Rückzahlungsverpflichtung
- Handlungsvollmacht/Prokura
- Versetzung
- Kündigung
- Aufhebungsvereinbarung
- Arbeitsgerichtsunterlagen
Entgelt
- Lohn- und Gehaltsveränderung
- Tantieme/Prämie laut Einzelvertrag Sonderzahlung
- vermögenswirksame Leistungen
- Pfändungen/Abtretungen
- Mietverträge bei Wohnungsgestellung
- Auszahlungsbeleg Kasse
- Bescheid Kindergeld
Aus- und Weiterbildung
- Ausbildungsvertrag
- Berufsschule
- Kammer
- Gehilfenbrief/Gesellenbrief Fortbildung/Förderkreise
- Seminarbescheinigungen
Beurteilungen
- Beurteilungen
- Zwischenzeugnisse
- Endzeugnisse
Sozialversicherungsunterlagen
- Unfallmeldungen
- AU-Meldungen
- Arbeitsversuche
- SV-Ausweis
- Unterlagen Kur
- DEÜV-Meldungen
Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen
- Versorgungszusage
- Rückdeckungsversicherung
- Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt Beiträge)
- Direktversicherung (Gehaltsumwandlung)
Bescheinigungen
- Finanzamt
- Krankenkasse
- Behörden
- Gericht usw.
- Deutsche Rentenversicherung
Aushändigungen/Belehrungen/Arbeitsmittel
- Handy
- Schlüssel
- Bahncard
- Miles & More
- Firmenausweis
- Parkplatz
- Datenschutz
- Betriebsordnung
- Sicherheitsbelehrung
- sonstige Belehrungen
- Aushändigung Sonstiges
- Nebentätigkeit
Firmen-Pkw
- Pkw-Bestellung
- Pkw-Nutzungsvertrag
- Rechnung
- Versteuerung
- Pkw-Versicherung
Persönliche Ereignisse
- Elternzeit/Mutterschutz,
- Jubiläen
- Kind
- Hochzeit
- Atteste
- Schwerbehinderung
- Wehrübung
- Wehrdienst
- Zivildienst
- Gesundheitszeugnis
- Umzug
- Allgemeine Korrespondenz mit Mitarbeitern/Fehlzeiten
- Arbeitserlaubnis
- Führungszeugnis
- Studienbescheinigung
- Abmahnungen
Wie wird eine digitale Personalakte eingeführt?
Hierbei sollten einige, wichtige Aspekte berücksichtigt werden.
1. Zusammenstellung des Projektteams
- Personalmitarbeiter
- Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
- Betriebsrat
- Datenschutz
- Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)
2. Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse / Soll-Konzept
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation:
- Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?
- Welche Herausforderungen beschäftigen mich?
- Welche Faktoren (Zeit, Kosten, Aufwand, Stress) möchte ich verändern?
3. Formulieren Sie danach in kurzer Form Ihren Wunschprozess
- Wie soll mein Prozess mit einer digitalen Personalakte in Zukunft aussehen?
- Welche Funktionen/Features sind mir und meinem Team wichtig?
- Welche technischen Anforderungen gibt es an die digitale Personalakte?
4. Erstellung eines Feinkonzepts
- Legen Sie grob den Projektablauf und den zeitlichen Rahmen fest.
Was bedeutet Revisionssicherheit? Und was hat das mit Personalakten zu tun?
Bei der Revisionssicherheit stehen folgende Fragen im Vordergrund:
- Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?
- Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte gehandhabt?
- Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch vorgelegt?
- Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?
- Wie wird mit Datenpannen umgegangen?
- Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?
Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.
Muss der Einführung einer digitalen Personlakte durch den Betriebsrat zugestimmt werden?
Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.
Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten. Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.
Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.
Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundenbeweis geführt werden kann. Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.
Wie lange wird eine Personalakte aufbewahrt?
In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren:
1. Abrechnungsunterlagen
Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den Mitarbeiter zu führen, verpflichten ihn auch, diese Unterlagen noch gewisse Zeit aufzubewahren. Hinzu kommen die bilanzrechtlichen Vorschriften.
2. Arbeitsschutzrechtliche Unterlagen
Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, so z. B. des ArbZG, des JArbSchG und des MuSchG, verpflichten den Arbeitgeber, Unterlagen zu führen und diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um Unterlagen, die in Listenform geführt werden, außerhalb der Personalakten der einzelnen Mitarbeiter.
3. Unterlagen im Zusammenhang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern
Für die Praxis sind zwei wichtige Fragen zu unterscheiden:
- Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter weiter aufzubewahren?
- Ist der Arbeitgeber, wenn die Akte noch vorhanden ist, verpflichtet, dem Mitarbeiter darin Einsicht zu gewähren, ggf. unter welchen Voraussetzungen?
Bezüglich der ersten Frage besteht Übereinstimmung in Rechtsprechung und Schrifttum: Eine Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers besteht nicht. Der Arbeitgeber ist also berechtigt, die Akte des Mitarbeiters alsbald nach dessen Ausscheiden zu vernichten. Dies betrifft alle Aufzeichnungen, die nicht unter die konkret geregelten Aufbewahrungspflichten fallen, also z. B. Angaben zur betrieblichen Weiterbildung, Adressänderungen und allgemeiner Schriftwechsel.
3. Aufbewahrung bis zum Verjährungseintritt
Trotz fehlender Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber wird regelmäßig empfohlen, die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjährt sind. Bei Ansprüchen wie beispielsweise dem Anspruch auf Zeugniserteilung greift die 3-jährige Regelverjährung, sodass die Personalakte erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet werden sollte.
