Umlagefähige und nicht umlagefähige Betriebskosten

Für eine wirksame Umlage können die umzulegenden Positionen ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sein oder es wird alternativ im Mietvertrag auf § 2 BetrKV Bezug genommen werden. Dort sind alle umlagefähigen Betriebskosten aufgezählt.

Übersicht der umlagefähigen Betriebskosten

Nach dem Betriebskostenkatalog aus § 2 BetrKV sind bei der Wohnraummiete nur diese Betriebskostenarten umlagefähig:

• die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, dazu gehört die Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage
• Kosten der zentralen Brennstoffversorgungsanlage
• Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme
• Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten
• Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
• Kosten der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser
• Kosten der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage¹
• Kosten des Betriebs der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage¹
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

¹Für Anlagen, die ab dem 1.12.2021 errichtet worden sind, nicht mehr anzuwenden

Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag aufgeführt werden. Die bloße Nennung "sonstige Betriebskosten" reicht nicht aus. Nicht vereinbarte sonstige Betriebskosten sind nicht umlagefähig.

Als sonstige Betriebskosten können beispielsweise vereinbart werden:

• Kosten einer Sonderausstattung (Schwimmbad, Klimaanlage),
• besonderer Personalaufwand (Bewachung zum Schutz des Eigentums),
• Aufwand für die Kontrolle der Funktionsfähigkeit sowie
• Kosten der Wartung und Pflege von technischen Einrichtungen (Klingel- und Gegensprechanlage, regelmäßiger Elektrocheck).

Beispiele für nicht umlagefähige Betriebskosten

Seit Juli 2024 entfällt das sogenannte Nebenkostenprivileg. Die Kosten für den Kabelanschluss in der Betriebskostenabrechnung sind seitdem nicht mehr umlagefähig.

Die Kosten, die für leerstehende Wohnung anfallen, dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Bei der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter die auf eine leer stehende Wohnung entfallenen Betriebskosten vorweg abziehen.

Nicht umlagefähig sind außerdem die Kosten für Instandhaltung, für Rücklagen oder Reparaturkosten. Das regelt § 2 Abs. 2 BetrKV:

1. Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

In Gewerbemietverhältnissen hingegen ist die Umlage von Verwaltungskosten möglich, wie der BGH klargestellt hat.

Sonderfälle und Abgrenzungen

In wenigen Sonderfällen können Betriebskosten durch die Bauordnung umlagefähig sein: wie etwa die Wartung von Rauchmeldern.

Außerdem gibt es zum Teil Abgrenzungen: So sind zwar Hausmeisterkosten umlagefähig, wenn es sich um Tätigkeiten wie Reinigung, Winterdienst oder kleinere Reparaturen handelt; Mietersprechstunden oder Wohnungsabnahmen gehören wiederum nicht dazu. Auch sind regelmäßige Wartungen zur Funktionssicherung umlagefähig, Reparatur- oder Instandsetzung aber nicht.

Oder: Umlagefähig sind Kosten für den Garten, auch wenn der Mieter keinen direkten Zugang hat und sofern die Grünanlage der allgemeinen Wohnqualität dient – strittig wird es, wenn die Fläche vollständig nicht nutzbar ist.

Der CO2-Preis ist abhängig vom energetischen Zustand des Gebäudes umlagefähig.

Die Reinigung des Öltanks zählt zu den Heizkosten und darf auf die Mieter umlegt werden, die Kosten einer Beschichtung oder des Anstrichs des Öltanks sind nicht umlagefähige Instandhaltungskosten. Umlagefähig sind aber auch die Kosten für die Reinigung des Betriebsraums einschließlich der Aufwendungen für das Reinigungsmaterial.