Aufgabe eines stringenten betrieblichen Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle zu vermeiden bzw. so gering wie möglich zu halten, um die Liquidität des Unternehmens konsequent und dauerhaft zu sichern. Dies bedeutet, dass die eingeräumten Zahlungsziele laufend überwacht und offene Zahlungen registriert werden. Dazu gehören auch ein professionelles Mahnwesen und die Ergreifung von Maßnahmen bei etwaigen Nichtbegleichungen von Rechnungen der Kunden.
Die Mahnung säumiger Kunden sollte grundsätzlich forderungsbasiert erfolgen. Soweit im Unternehmen nicht nur eine geringe Anzahl monatlicher Rechnungen erstellt werden, ist ein vollständig manueller Ablauf allerdings kaum wirtschaftlich durchzuführen. Das Verbuchen der Ausgangsrechnungen, die Verwaltung der Debitoren, der Abgleich der Rechnungen mit den eingehenden Zahlungen, das anschließende Ausbuchen bei Zahlung der Rechnung und gegebenenfalls das Erstellen der Zahlungserinnerungen für fällige Rechnungen sowie das eventuell nachfolgende Mahnverfahren nimmt einen erheblichen Personal- und Zeitaufwand in Anspruch.
Die Digitalisierung innerhalb der Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahren deutlich beschleunigt. Unter Digitalisierung versteht man das Umwandeln von analogen in digitale Daten, die sich informationstechnisch verarbeiten lassen. Die rasant fortschreitende Entwicklung im Bereich der Digitalisierung eröffnet den Unternehmen die Weiterentwicklung ihrer betrieblichen Strukturen und Geschäftsprozesse (Stichwort: Wirtschaft 4.0; Industrie 4.0, etc.).
Die Digitalisierung im Forderungsmanagement bedeutet dabei die Umwandlung der bisher analog vorliegenden Informationen und Daten. Hierzu gehört die digitale Erfassung, Sammlung, Speicherung und Auswertung der Daten. Zusätzlich wird durch die Digitalisierung auch der direkte Kontakt mit den Schuldnern über elektronische Kommunikationswege und Netzwerke möglich. Die zukünftige Einbeziehung künstlicher Intelligenz ermöglicht eine automatische Bewertung und Analyse der Daten mit der Möglichkeit der Vernetzung interner und externer Datenbanken. Schlussendlich bedeutet die digitale Datenumwandlung (Transformation) innerhalb des Forderungsmanagements, dass die Prozesse schneller, effizienter und stringenter werden.
Ziele der Digitalisierung im Forderungsmanagement sind die
- Geschäftsprozesse im Forderungsmanagement zu optimieren,
- Zahlungsausfälle zu reduzieren,
- Forderungslaufzeiten zu verkürzen,
- operativen Kosten zu senken,
- Rückzahlungsquoten zu erhöhen und
- Kundenbeziehung zu erhalten.
Das Forderungsmanagement einschließlich des Mahnwesens wird durch die Digitalisierung optimiert und damit effizienter.
Externe Cloud-Lösungen im Forderungsmanagement ermöglichen
- die Rechnungserstellung und -überwachung,
- die Verbuchung der Rechnungen,
- die Überwachung von Fälligkeiten,
- die vollautomatische Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Rechnungen mit anschließender debitorischer Verbuchung sowie
- gegebenenfalls die Übergabe offener Posten an ein Inkasso-Unternehmen.
Mittlerweile bieten eine Reihe von Dienstleistern das digitale Forderungsmanagement in unterschiedlichem Umfang an.
Bei einem erkannten Zahlungsverzug wird, entsprechend der hinterlegten Daten, von der Cloud-Lösung der Mahnprozess aktiviert. Mahngebühren werden hinzugerechnet, Verzugszinsen berechnet. Üblicherweise wird die zugrundeliegende Rechnung mit jeder Mahnung verschickt, um Nachfragen der Kunden in Bezug auf die Rechnung zu vermeiden. Das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden der Rechnungen und Mahnungen entfällt.
Ein forderungsbasiertes digitales Mahnwesen führt i. d. R. zur Verbesserung des DSOs (Days Sales Outstanding) (Senkung des durchschnittlichen Zahlungsziels) und des Debitorenumschlags.
Es steht außer Frage, dass die Digitalisierung des Forderungsmanagements die Effizienz deutlich erhöht. Automatisch ablaufende Prozesse haben allerdings auch den Nachteil, dass sie bei einzelnen Kunden vorliegende besondere Tatbestände nicht berücksichtigen. Dessen muss man sich bewusst sein bzw. bestimmte Einzelfälle von der digitalen Verarbeitung ausschließen oder die Möglichkeit eines manuellen Eingriffs vorsehen.